Kurz erklärt
Die Dublettenprüfung erkennt doppelte Datensätze, etwa dieselbe Anfrage, die zweimal eingeht oder bereits im CRM gespeichert ist. Bei Leads entscheidet sie, ob ein Kontakt neu ist und ob er bezahlt, bearbeitet oder mit einem bestehenden Datensatz zusammengeführt wird.
Wie Dubletten bei Leads entstehen
Eine Dublette ist ein Datensatz, der dieselbe Person oder dasselbe Anliegen ein zweites Mal abbildet. Bei Immobilienanfragen entstehen Dubletten meist nicht durch Betrug, sondern durch normales Nutzerverhalten:
- Doppeltes Absenden eines Formulars, etwa nach langsamer Ladezeit.
- Anfragen über mehrere Kanäle: Bewertungsrechner, Portal-Anfrage und Anruf derselben Person.
- Schreibvarianten wie „Müller“ und „Mueller“ oder unterschiedliche Schreibweisen der Telefonnummer.
- Mehrere Eigentümer desselben Objekts, zum Beispiel Ehepartner oder Mitglieder einer Erbengemeinschaft, die getrennt anfragen.
- Erneute Anfrage nach Monaten, wenn der Verkaufsgedanke wieder aufkommt.
Methoden der Dublettenprüfung
Der exakte Abgleich vergleicht Schlüsselfelder wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, nachdem sie vereinheitlicht wurden (Kleinschreibung, Ländervorwahl, Leerzeichen entfernt). Der unscharfe Abgleich erkennt ähnliche Namen und Adressen über Ähnlichkeitswerte oder phonetische Verfahren.
Im Immobiliengeschäft ist die Objektadresse ein besonders aussagekräftiger Schlüssel: Zwei Anfragen zum selben Haus aus derselben Familie sind ein Verkaufsvorgang, auch wenn Namen und Telefonnummern abweichen. Zusätzlich legen viele Systeme ein Zeitfenster fest, innerhalb dessen ein erneuter Eingang als Dublette gilt.
Bedeutung für Lead-Einkauf und Abrechnung
Bei Pay per Lead zahlt der Abnehmer je gelieferter Anfrage. Ohne Dublettenprüfung bezahlt er denselben Kontakt unter Umständen zweimal. Verträge unterscheiden deshalb oft zwischen internen Dubletten (doppelt innerhalb derselben Lieferung) und externen Dubletten (Kontakt war beim Abnehmer bereits bekannt) und legen fest, wie der Abnehmer eine externe Dublette belegt.
Beispiel: Ein Makler erhält 100 Leads zu je 50 Euro, also 5.000 Euro. Acht davon sind Dubletten. Die Kosten pro neuem Kontakt steigen damit von 50 Euro auf rund 54,35 Euro (5.000 Euro geteilt durch 92). Mit dem Lead-Kosten-Rechner lassen sich solche Effekte für eigene Annahmen durchrechnen.
Datenschutz: Dubletten sind auch ein Compliance-Thema
Die DSGVO verlangt sachlich richtige Daten (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO). Doppelte Datensätze mit abweichenden Angaben verstoßen schnell gegen diesen Grundsatz. Kritischer ist der Widerspruch: Widerspricht eine Person der Verarbeitung zu Werbezwecken, dürfen ihre Daten dafür nicht mehr verarbeitet werden (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Liegt eine unerkannte Dublette im System, erhält die Person trotz Widerspruch weiter Werbung.
Eine saubere Dublettenprüfung führt deshalb Datensätze zusammen und überträgt Sperrvermerke, Einwilligungen und Widersprüche auf den verbleibenden Datensatz.
Hinweis: Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung; maßgeblich sind der Einzelfall und der aktuelle Gesetzestext.
Praxisbeispiel: zwei Anfragen zum selben Einfamilienhaus
Ein Makler erhält am Montag eine Bewertungsanfrage von Frau K. zu einem Einfamilienhaus in der Birkenstraße 12. Am Mittwoch kommt über einen zweiten Kanal eine Anfrage von Herrn K. mit anderer E-Mail-Adresse und anderer Mobilnummer, aber derselben Objektadresse. Ein reiner Abgleich von E-Mail und Telefon erkennt keine Dublette.
Der Abgleich über die Objektadresse markiert den Vorgang. Im Gespräch zeigt sich: Die Eheleute sind gemeinsam Eigentümer und haben unabhängig voneinander angefragt. Der Makler führt beide Kontakte unter einem Objekt zusammen, vereinbart einen gemeinsamen Termin und vermeidet zwei parallele Bewertungen. Stammt eine der Anfragen aus einer Lead-Lieferung, dokumentiert er den Vorgang, falls der Vertrag eine Gutschrift für bereits bekannte Kontakte vorsieht.
Fragen zu „Dublettenprüfung“
Was ist eine Dublette?
Eine Dublette ist ein doppelter Datensatz, der dieselbe Person oder dasselbe Anliegen ein zweites Mal enthält. Bei Leads ist das zum Beispiel dieselbe Eigentümeranfrage, die über zwei Formulare oder zweimal über dasselbe Formular eingegangen ist.
Wann gilt ein gekaufter Lead als Dublette?
Das bestimmt der Liefervertrag. Üblich ist eine Definition über Schlüsselfelder wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Objektadresse und ein Zeitfenster. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob auch externe Dubletten, also Kontakte, die Ihnen bereits bekannt sind, erfasst sind und wie Sie diese nachweisen.
Muss ich doppelte Leads bezahlen?
Das hängt von der Vereinbarung mit dem Anbieter ab. Viele Pay-per-Lead-Modelle sehen eine Gutschrift für nachgewiesene Dubletten vor, eine gesetzliche Regel dafür gibt es nicht. Halten Sie Dublettendefinition und Reklamationsweg vor dem ersten Kauf schriftlich fest.
Wie oft sollte eine Dublettenprüfung laufen?
Am wirksamsten ist die Prüfung direkt beim Eingang jedes Leads, bevor ein Mitarbeiter ihn bearbeitet. Ergänzend bereinigt eine regelmäßige Prüfung des gesamten CRM-Bestands Altlasten, etwa nach Importen.