Erstgespräch mit Eigentümern: So führen Makler das Akquisegespräch

Was ist das Ziel des Erstgesprächs mit einem Eigentümer?

Das Ziel des Erstgesprächs ist ein verbindlicher nächster Schritt, nicht der Abschluss. Der Makler klärt Anlass, Zeitplan, Entscheider und Erwartungen des Eigentümers und vereinbart danach einen Bewertungstermin, die Übergabe von Unterlagen oder die Unterzeichnung des Maklervertrags in Textform.

Ein Akquisegespräch ist ein Verkaufsgespräch, in dem ein Makler einen Eigentümer als Auftraggeber gewinnen will. Es findet meist als Termin in der Immobilie statt und folgt auf einen ersten Telefonkontakt. Dieser Ratgeber behandelt das persönliche Gespräch. Das Skript für den Erstanruf und die ersten 48 Stunden nach einer Anfrage behandelt der Ratgeber Leads nachfassen; den Gesprächsleitfaden für den Erstanruf behandelt der gleichnamige Ratgeber.

Bei einem geteilten Lead sprechen mehrere Makler mit demselben Eigentümer. Dann entscheidet neben der Reaktionszeit die Qualität des Gesprächs: ein klarer Ablauf, konkrete Antworten und ein Termin mit Datum.

Unser Befund aus der Wettbewerbsprüfung (Abruf 27.10.2026): Die Google-Treffer zu „erstgespräch immobilienmakler“ behandeln überwiegend die Sicht von Eigentümern und Käufern, etwa Fragen an Makler, Besichtigung und Verkaufstipps. Die Treffer zu „akquisegespräch makler“ behandeln Akquise-Kanäle. Unter den 15 lesbaren Seiten fanden wir keine, die das Gespräch selbst aus Maklersicht mit Phasen, Fragenkatalog und rechtlichen Eckpunkten beschreibt. Diese Lücke füllt dieser Ratgeber.

Welche Phasen hat das Akquisegespräch? Der Akquise-Gesprächsbogen

Der Akquise-Gesprächsbogen gliedert das Erstgespräch in sechs Phasen: Vorbereitung, Einstieg, Bedarfsanalyse, Objekteinschätzung, Vorgehen mit Konditionen und verbindlicher nächster Schritt. Jede Phase hat ein Ziel und ein Ergebnis, das der Makler schriftlich festhält.

Der Bogen ist eine redaktionelle Struktur für Maklerbüros, keine belegte Optimalreihenfolge. Er trennt Fragen von Angeboten: Erst nach der Bedarfsanalyse spricht der Makler über Leistung und Konditionen, damit das Angebot zu den Antworten des Eigentümers passt.

Wie bereiten Sie das Erstgespräch vor?

Bereiten Sie das Erstgespräch mit drei Bausteinen vor: den Angaben aus der Anfrage, einer ersten Marktübersicht zum Objekt und den eigenen Vertragsunterlagen. Wer Anlass und Absichtsstufe kennt, stellt im Gespräch gezielte Fragen statt Standardfragen.

Sichten Sie, was der Eigentümer angegeben hat: Objektart, Lage, Anlass, gewünschter Verkaufszeitraum, Kontaktkanäle und Umfang der Einwilligung. Bei einem gekauften Lead gehört die Herkunft der Anfrage dazu (siehe Abschnitt zu gekauften Leads).

Rufen Sie Vergleichsdaten zu Lage und Objektart ab, etwa eigene Abschlüsse und aktuelle Angebote. Diese Vorabsicht dient der Orientierung. Nennen Sie daraus keinen Preis als Zusage.

Bitten Sie den Eigentümer vorab, die Unterlagen zum Termin bereitzulegen. Der Energieausweis verdient Aufmerksamkeit: Beim Verkauf müssen Verkäufer oder Immobilienmakler dem potenziellen Käufer spätestens bei der Besichtigung einen Energieausweis oder eine Kopie vorlegen, und liegt kein gültiger Ausweis vor, ist einer auszustellen (§ 80 Abs. 3 und 4 des Gebäudemodernisierungsgesetzes, Abruf 27.10.2026). Er gehört deshalb auf die Unterlagenliste.

Legen Sie außerdem den Entwurf Ihres Maklervertrags in Textform und die Widerrufsbelehrung bereit, damit im Gespräch nichts improvisiert wird (siehe Abschnitt zum Recht).

• Grundbuchauszug: zeigt Eigentümer, Lasten und Rechte am Objekt.
• Energieausweis: gültiger Ausweis oder Hinweis, dass einer beschafft werden muss.
• Grundrisse und Bauunterlagen: Flächen, Baujahr und Umbauten nachvollziehen.
• Wohnflächenberechnung: belegt die Größe, auf die sich der Preis stützt.
• Bei Eigentumswohnungen Teilungserklärung und Protokolle der Eigentümerversammlungen: zeigen Aufteilung, Beschlüsse und anstehende Maßnahmen.
• Nachweise zu Modernisierungen: Rechnungen und Daten zu Heizung, Dach, Fenstern und Bädern.

Welche Fragen stellen Sie dem Eigentümer, geordnet nach Absichtsstufe?

Stellen Sie dem Eigentümer offene Fragen zu Anlass, Zeitplan, Entscheidern, Preisvorstellung und bestehender Vertragsbindung, und wählen Sie den Schwerpunkt nach Absichtsstufe. Die drei Absichtsstufen heißen Information, Orientierung und Entscheidung und bestimmen den nächsten Schritt.

Offene Fragen beginnen mit Wer, Was, Wann, Wie oder Warum und lassen den Eigentümer erzählen. Geschlossene Fragen mit Ja oder Nein bestätigen nur Fakten. Notieren Sie Aussagen zum Verkaufsanlass wörtlich, weil sie im späteren Angebot wiederkehren.

Die Stufen entsprechen den Absichtsstufen aus dem Ratgeber Eigentümer-Leads. Der Absichtsstufen-Fragenkatalog ordnet jeder Stufe Signal, Leitfragen und nächsten Schritt zu. Wechselt die Stufe im Gespräch, wechselt auch der Fragenschwerpunkt.

• Anlass: Was ist der Grund für den Verkauf, und wie fest steht die Entscheidung?
• Zeitplan: Bis wann soll verkauft sein, und was hängt vom Termin ab, zum Beispiel ein Umzug oder eine Erbengemeinschaft?
• Entscheider: Wer muss dem Verkauf zustimmen, etwa Miteigentümer oder Erben?
• Preisvorstellung: Welche Summe erwarten Sie, und worauf stützt sich diese Erwartung?
• Vertragsbindung: Besteht ein Maklervertrag, und bis wann läuft er?
• Nutzung: Wohnt jemand im Objekt, oder ist es vermietet?

Welche Fragen stellen Eigentümer dem Makler, und wie antworten Sie?

Eigentümer fragen Makler vor allem nach Kosten, Preisfindung, Vermarktung, Vertragsbindung und Erfahrung. Beantworten Sie jede Frage mit einem überprüfbaren Baustein und versprechen Sie nichts, was Sie nicht belegen können: keine Preis-, Dauer- oder Erfolgsgarantie.

Die Fragenliste greift Themen auf, die in den „Ähnlichen Fragen“ der Google-Ergebnisse zu „erstgespräch immobilienmakler“ vorkommen (Abruf 27.10.2026), etwa die Kosten eines Beratungsgesprächs und die Gründe für einen Makler. Die Antworten sind redaktionelle Formulierungshilfen, keine Mustertexte mit Rechtswirkung.

Was ist beim Maklervertrag im Erstgespräch rechtlich zu beachten?

Ein Maklervertrag über den Verkauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses braucht Textform (§ 656a BGB). Die Provision beim Verkauf an Verbraucher unterliegt zusätzlich den §§ 656c und 656d BGB. Bei einem Vertragsschluss außerhalb der Geschäftsräume steht Verbrauchern grundsätzlich ein 14-tägiges Widerrufsrecht zu.

Textform bedeutet nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger, etwa als E-Mail oder PDF. Eine eigenhändige Unterschrift verlangt § 126b BGB nicht. Sichern Sie die Erklärung so, dass Sie sie später nachweisen können.

Lässt sich der Makler von beiden Parteien eines Kaufvertrags über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus einen Maklerlohn versprechen, ist das nur in gleicher Höhe möglich (§ 656c Abs. 1 BGB). Hat nur eine Partei den Maklervertrag geschlossen, ist eine Vereinbarung, die die andere Partei zur Zahlung verpflichtet, nur wirksam, wenn die auftraggebende Partei mindestens in gleicher Höhe zahlungspflichtig bleibt; der Anspruch gegen die andere Partei wird erst fällig, wenn die auftraggebende Partei gezahlt hat und ein Nachweis vorliegt (§ 656d Abs. 1 BGB). Die Einzelheiten zur Provision erklärt das Glossar zur Maklerprovision.

Verbrauchern steht bei außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Verträgen und bei Fernabsatzverträgen ein Widerrufsrecht nach § 355 BGB zu (§ 312g Abs. 1 BGB). Die Widerrufsfrist beträgt 14 Tage und beginnt mit Vertragsschluss, soweit nichts anderes bestimmt ist (§ 355 Abs. 2 BGB). Ein Erstgespräch in der Wohnung des Eigentümers kann ein solcher Vertragsschluss sein. Ob die Voraussetzungen im Einzelfall vorliegen und welche Folgen eine Tätigkeit des Maklers innerhalb der Frist hat, klären Sie vor dem Einsatz Ihrer Vertragsmuster mit einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt.

Das Glossar Alleinauftrag erklärt, wann ein Maklervertrag widerrufbar ist und wie ein Eigentümer aus einem Alleinauftrag herauskommt.

Wie beenden Sie das Gespräch mit einem verbindlichen nächsten Schritt?

Beenden Sie das Gespräch mit einer konkreten Vereinbarung: Datum, Ort, Verantwortlicher und Inhalt des nächsten Schritts. Fassen Sie die Absprachen zusätzlich schriftlich zusammen, damit Eigentümer und Makler dieselbe Fassung haben.

Der nächste Schritt richtet sich nach der Absichtsstufe: Bei Information ein Wiedervorlagetermin, bei Orientierung der Bewertungstermin vor Ort, bei Entscheidung das Vermarktungskonzept samt Vertragsentwurf. Ein Nein des Eigentümers ist ein gültiges Ergebnis, wenn der Grund im CRM steht.

• Zusammenfassen: Anlass, Zeitplan und Erwartungen in zwei Sätzen wiederholen; der Eigentümer bestätigt oder korrigiert.
• Schritt festlegen: Termin mit Datum und Uhrzeit, Maklervertrag in Textform oder Wiedervorlage mit Datum.
• Unterlagen verteilen: Wer bringt welche Unterlagen bis wann.
• Schriftlich bestätigen: Zusammenfassung per E-Mail am selben oder nächsten Werktag senden (redaktionelle Empfehlung).
• Absage dokumentieren: Grund in den Worten des Eigentümers im CRM festhalten und bei klarem Nein keine Nachfass-Serie starten.

Was gehört ins Gesprächsprotokoll?

Ins Gesprächsprotokoll gehören zehn Felder: Datum, Teilnehmer, Anlass, Absichtsstufe vor und nach dem Gespräch, Zeitplan, Entscheider, Preisvorstellung des Eigentümers in dessen Worten, Objektbesonderheiten, Einwände und der vereinbarte nächste Schritt mit Verantwortlichem. Ohne Protokoll fehlt die Grundlage für Nachfassen und Kennzahlen.

Tragen Sie das Protokoll noch am selben Tag in Ihr CRM ein. Ein CRM ist eine Software, die Kontakte, Aufgaben und Gesprächsverläufe speichert und Wiedervorlagen auslöst. Die Wiedervorlage bei Eigentümern, die noch nicht verkaufen, erklärt das Glossar Follow-up.

• Datum: Tag und Uhrzeit des Gesprächs.
• Teilnehmer: wer war dabei, auch Miteigentümer oder Angehörige.
• Anlass: Verkaufsgrund in den Worten des Eigentümers.
• Absichtsstufe: Einstufung vor und nach dem Gespräch.
• Zeitplan: gewünschter Verkaufstermin und was davon abhängt.
• Entscheider: wer dem Verkauf zustimmen muss.
• Preisvorstellung: Betrag und Begründung des Eigentümers, Ihre Einschätzung getrennt davon.
• Objektbesonderheiten: Zustand, Nutzung, Unterlagenstand.
• Einwände: genannte Bedenken zu Preis, Provision, Vertrag oder Vermarktung.
• Nächster Schritt: Datum, Verantwortlicher und vereinbarte Unterlagen.

Was ist anders, wenn der Eigentümer aus einem gekauften Lead kommt?

Bei einem gekauften Lead kennt der Eigentümer den Anlass des Kontakts bereits: Er hat eine Anfrage gestellt und wurde meist vorab telefonisch qualifiziert. Das Erstgespräch knüpft an diese Anfrage an, wiederholt keine Standardfragen und prüft Absichtsstufe und Erwartungen.

So läuft es bei der Betreiberin dieser Website (Angabe der Einfach zum Angebot GmbH, Stand Oktober 2026): Nach der Anfrage erfolgt der Rückruf ca. eine Minute später. Das Qualifizierungsgespräch dauert im Schnitt ca. 10 Minuten und klärt, ob der Anfragende Eigentümer oder Entscheider ist, ob kein aktiver Maklervertrag besteht oder ein bestehender Vertrag innerhalb der nächsten 30 Tage kündbar ist und ob er nur den Preis erfahren oder wirklich verkaufen möchte. Die Betreiberin ist selbst Lead-Anbieter; die Angaben sind keine unabhängige Prüfung.

Interessenten, die nur eine Immobilienbewertung wünschen, sind bei der Betreiberin optional zubuchbar oder einzeln erhältlich (Bewertungs-Leads). Sie liegen typischerweise auf der Absichtsstufe Information. Das Erstgespräch liefert dort zuerst die Werteinschätzung, die Frage nach dem Verkauf folgt danach.

Ein geteilter Lead geht an mehrere Makler, ein exklusiver Lead an genau einen. Prüfen Sie vor dem Gespräch, welche Variante vorliegt, denn davon hängt ab, wie schnell Sie handeln und wie klar Sie sich von anderen Gesprächen abheben. Aktuelle Angebote der Betreiberin stehen unter /leads-anfragen/.

Welche Fehler kosten im Akquisegespräch den Auftrag?

Fünf Fehler im Akquisegespräch lassen sich vermeiden: ein Monolog statt Bedarfsanalyse, eine verfrühte Preisnennung, ausweichende Antworten zur Provision, Druck bei der Absichtsstufe Information und fehlende Dokumentation. Die Liste ist eine redaktionelle Zusammenstellung, keine Auswertung von Gesprächen.

• Monolog statt Fragen: Stellen Sie Ihr Büro kurz vor und fragen Sie danach nach dem Anlass, bevor Sie Leistungen erklären.
• Verfrühter Preis: Eine Zahl ohne Objekteinschätzung bindet Sie und verändert die Erwartung des Eigentümers.
• Ausweichen bei der Provision: Nennen Sie Höhe und Verteilung offen und halten Sie sie schriftlich fest (§§ 656a bis 656d BGB beachten).
• Druck bei Information: Ein Eigentümer, der nur den Wert erfahren möchte, braucht eine Werteinschätzung und eine Wiedervorlage, keinen Vertrag unter Zeitdruck.
• Fehlendes Protokoll: Ohne Eintrag im CRM scheitert das Nachfassen und die Auswertung der Absagegründe.

Wie messen Sie, ob Ihr Erstgespräch funktioniert?

Messen Sie das Erstgespräch an drei Werten: Terminquote (Anteil der Leads mit vereinbartem Termin), Mandatsquote (Anteil der Termine mit unterzeichnetem Maklervertrag) und Zeit von der Anfrage bis zum Termin. Alle drei Werte lassen sich aus CRM-Zeitstempeln und Status berechnen.

Beispiel (fiktive Zahlen): 20 gekaufte Leads zu je 200 € kosten 4.000 €. 8 Leads führen zu einem Termin, die Terminquote beträgt 40 %. 3 Termine enden mit einem Maklervertrag, die Mandatsquote beträgt 37,5 % der Termine und 15 % der Leads. Ein Mandat kostet in diesem Beispiel 1.333 € Lead-Kosten (4.000 € geteilt durch 3). Ihre eigenen Zahlen weichen ab; der Rechenweg bleibt gleich und lässt sich mit dem Lead-Kosten-Rechner nachvollziehen.

Werten Sie zusätzlich die Absagegründe aus. Sie zeigen, ob Preisvorstellung, Provision oder Vertrauen den Ausschlag geben. Die Behandlung typischer Einwände folgt in einem eigenen Ratgeber zur Einwandbehandlung.

• Terminquote: Leads mit Termin geteilt durch alle bearbeiteten Leads.
• Mandatsquote: Termine mit Maklervertrag geteilt durch alle Termine.
• Zeit bis zum Termin: Median der Tage von der Anfrage bis zum Gespräch vor Ort.
• Absagegründe: Zahl der Absagen je Grund, getrennt nach Absichtsstufe.